仕事をやっていて、
「時間が全く足りない！」
となりますよね？ （私はいつもなります）
会社員をしている方、そうでない方、どちらにも言えるのですが、
「全ての仕事（あるいはタスク）をこなそうとすると、
絶対に時間が足りない」
ということです。
どうすれば解決するのか？
優先順位を付けるのです！
この記事では、私が、会社員生活で身に付けた、優先順位の付け方と、
付けた後の注意点について解説いたします。
優先順位の付け方
優先順位のつけ方は、下記の3すてっぷです。
- タスクを洗い出す
- やらない（捨てる）タスクを決める
- 重要なものから順位付けする
それでは、解説していきます。
タスクを洗い出す
まずは、自分のやるべき仕事（タスク）を洗い出さなければなりません。
記憶の限り書き出しましょう。
日頃から、手帳またはスケジューラーソフトに、タスクを記録しておくとよいでしょう。
ここで、洗い出せなかったタスクは、
「重要ではなかった」と割り切っていきましょう。
この時点では、些細なタスクまで洗い出してください。
やらない（捨てる）タスクを決める
これ、非常に重要です。
「優先順位を付ける ＝ 重要なものを順番にランキングしていく」
と考えている方が多いのではないでしょうか？
整理整頓と同じですが、
やる/やらない を決めるのを、順位付けよりも先に行わないといけません。
先に順位付けをしようとすると、
100個タスクがあれば、100位まで順位付けしないといけません。
キリがありませんよね。
そもそも、99位か100位かなんてどうでもいいですよね。どうせやれないし。
なので、まず、やるか・やらないか、を決めてください。
やらない仕事はバッサリ捨てましょう。
重要なものから順位付けする
これは、皆さんやっていますね。
楽勝ですね。以上。。。
ではありません。注意点があります。
それは、「緊急度」ではなく「重要度」で順位付けすることです。
多くの方は、緊急度の高いタスク＝優先順位が高いと考えているのではないでしょうか？
しかし、成果をあげる・成長するためには、「重要な」タスクこそ
優先してやらなければなりません。
優先順位の付け方（3ステップ）は以上です。
優先順位を付けた後の注意点
優先順位を付けた後の注意点は、下記の通りです。
- 最重要なタスクに最もエネルギーを注ぐ
- タスクを依頼しても即時対応しない
- メールチェックをしない
- すぐにこなせるタスクはスキマ時間にこなす
- 仕事相手も、自分と同じスタイル（即時対応しない・メール見ない）の可能性を想定して動く
それでは、一つずつ解説していきます。
最重要なタスクに最もエネルギーを注ぐ
「当たり前でしょ」と思うかもしれませんが、これが結構難しいです。
優先順位１番のタスクから行なっていける時はよいのですが、
「緊急度が高く、そこそこ重要」というタスクがあれば、締め切り次第で、
優先順位１番を後回ししないといけません。
しかし、こういった場合にも、
「最重要なタスクに最もエネルギーを注ぐ」という意識を持たないといけません。
言い換えると、
「優先順位の高いタスクを中心にその日のスケジュールを決めないといけない」
ということです。
なので、手帳・スケジュール帳には、
その日の優先順位の高い仕事をいつやるのかを記入して、
必ずそのスケジュールを守りましょう。
タスクを依頼されても即時対応しない
仕事を進めていると、様々なタスクを依頼されることでしょう。
そんな時にやってはいけないのが、
何でも即時対応することです。
（依頼元の相手や、依頼内容によっては、即時対応しないといけないものもあります。）
即時対応をするということは、「優先順位を無視する」ということです。
せっかく付けた優先順位に対して、新しいタスクを差し込むわけですから。
可能ならば、手帳に記録しておいて、翌日にタスクを洗い出す時に思い出すぐらいでよいですよね。
そのためには、下記をしましょう。
- 依頼元に締め切りを確認する
- 重要度が高くないと判断したら、締め切りの延長を打診する
- そもそも対応しない（重要ではないとき）
依頼元に締め切りを確認する
依頼元の締め切り次第では、即時対応が不要ですよね。
また、確認時に、相手にとっての重要度も確認しておきましょう。
自分にとっては、重要度が低くても、相手や組織にとっては重要な場合があるので。
重要度が高くないと判断したら、締め切りの延長を打診する
重要度が高くないと判断したら、依頼元に締め切りの延長を打診しましょう。
大抵、相手は、余裕を見て締め切りを設定しているので、
実際の締め切りは数日後である場合が多いです。
相手の言いなりで、スケジュールを左右されないようにしましょう。
そもそも対応しない
タスクの依頼に対して、自分に義務・メリットがなければ、断りましょう。
対応すると、便利屋として以後扱われる可能性大です。
私の場合、自分勝手な依頼をしてくる同僚に対しては、
電話も取らないようにしています。
メールをチェックしない
これは、「頻繁にチェックしない」という意味です。
朝・午後イチ・帰る前の3回で十分でしょう。
「重要かつ緊急のメールが来ていたらどうしよう」
と思うかもしれませんが、大丈夫です。
重要かつ緊急の案件は、メールで反応がなければ、別の方法で依頼が来ますので。
メールをシャットアウトして、重要度の高いタスクに集中しましょう。
すぐにこなせるタスクはスキマ時間にこなす
最重要ではなく、すぐにこなせるタスクがある時は、
スケジュールには織り込まず、スキマ時間でこなしましょう。
こうすれば、重要なタスクの間で、簡単なタスクをこなすことができます。
反対に、すぐこなせるタスクをスケジューリングしてしまうと、
最重要タスクに最大のエネルギーを注ぐことができません。
「その日じゅう」ぐらいで、スケジュールに記入しておき、
スキマ時間または、帰る間際にこなしてしまいましょう。
仕事相手も、自分と同じスタイル（即時対応しない・メール見ない）の可能性を想定して動く
これは当然ですね。
相手も自分と同じスタイルで仕事をしているかもしれません。
なので、メールでの依頼は、すぐに対応してもらえないと想定して、仕事を進めましょう。
参考になりましたでしょうか？
私は以上の内容を意識して、優先順位付けをしながら、効率を高めています。
その他の仕事での工夫も今後の記事で紹介していきます。
